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办公自动化系统管理办法
2015-06-10 18:42:55   来源:党政办公室    点击:

第一章  总  则

第一条  办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖我院各二级学院(部)、处(室)、后勤服务公司的综合性办公信息管理系统,是数字校园的重要组成部分,是推行无纸化办公、提升信息化管理水平的重要平台与重要载体。

第二条  按照“安全实用、逐步完善”的原则建设和推广使用OA系统。

第三条  为保障OA系统能够顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理,特制定本办法。

第二章  系统的结构功能

第四条  我院的OA系统参照教育部办公自动化系统的技术平台要求,采用浏览器/服务器结构作为基本运行平台和信息交换基础。

第五条  我院的OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息;浏览器用于展现和处理这些数据信息的窗口,供学院领导及直属单位进行信息的查阅、输入、修改、传送与发布等。

第六条  OA系统涉及的客户计算机,其最低要求配置需满足Windows XP以上系统的正常运行并与校园网连通,且硬盘盈余空间在1G以上。

第七条  目前,我院的OA系统主要包括公文管理、会议管理、公共信息、事务管理、档案管理、邮件收发等功能模块,基本上能够满足网络办公的需要。

第三章  系统的组织管理

第八条 党政办公室是学院OA系统的主管部门,在数字校园领导小组的领导与指导下,负责学院OA系统建设的协调与管理工作。结合数字校园建设,制定系统建设计划并负责组织实施;制定系统的有关管理制度,实行严格管理,保证系统规范、有序运行。党政办公室设OA系统管理员一名,具体负责系统日常运行的管理,制定系统建设方案,组织开展对各单位系统管理员、公文中转人的培训工作。

第九条  各二级学院(部)、处(室)、后勤服务公司是OA系统的使用单位。各单位要确定一名负责人分管本单位的OA工作。同时,指定一名OA系统管理员和一名OA系统公文中转人(两者可以兼任),负责本单位OA系统的管理和日常办公信息的处理。

第十条  OA负责人工作职责

(一)负责本单位办公自动化系统的规划和建设;

(二)组织完成学院办公自动化建设和应用推广的各项任务;

(三)负责组织本单位使用系统人员的培训;

(四)负责本单位办公自动化系统的安全和保密工作;

(五)对本单位系统管理员和公文中转人的工作进行督促和检查;

(六)负责本单位办公自动化工作其他有关事宜。

第十一条  系统管理员工作职责

(一)负责本单位在办公自动化系统中信息的维护,保证单位组织机构信息和人员信息以及用户管理范围、公文中转人等系统信息设置的完整与准确;

(二)负责培训和指导本单位人员对办公自动化系统的使用操作;

(三)妥善保管密码,防止失窃失密;

(四)确保本单位办公网络安全、畅通;

(五)接受数字校园领导小组、党政办公室对使用、管理单位的业务指导;

(六)处理本单位办公自动化工作及其他相关事务。

第十二条  公文中转人工作职责

(一) 负责本单位OA系统电子文书信息(待办公文、正式公文、会议申请等)的传递、分发、清理及内部归档等方面的办理与管理工作;

(二) 负责本单位与其他单位在OA系统中的电子文书信息的互相传递(发送、接收)工作,确保信息处理及时、准确、畅通。

第四章  系统的信息管理

第十三条  OA系统中的信息主要分为事务文书信息、公文信息和公共信息。

第十四条  事务文书信息由有权限的单位用户发布,供所有用户浏览。发布者对发布的信息的准确性与合理性负责。

第十五条  学院OA系统中各种公文的处理,应严格执行国家和学院有关规定。各单位在OA系统中发布信息,须经本单位负责人审核同意。单位负责人须对本单位在系统中发布的通知、简报等文书内容严格把关,并对其真实性和严肃性负责。

第十六条  以电子文件形式在OA系统中流转、发布的各类院内公文,学院将在一段时期内继续使用和接收各单位就其制作的纸质公文。学院电子公文与纸质公文具有同等效力。今后将逐步减少、取消纸质公文。

第十七条  各单位系统管理员应加强对本单位的系统信息的维护与管理,及时添加、删除或修改本单位的有关系统信息,确保系统信息准确与完整。

第十八条  各单位公文中转人应在每个工作日的上班时间登陆OA系统,及时、准确处理各类文书信息,确保学院政令畅通。

第十九条  OA系统是全校网络办公系统,应保持其严肃性,不得在系统中随意发布与工作无关的信息,特别是发布与办公无关的信息。禁止在OA系统上收发私人书信或交换私人文件。

第五章  系统的用户管理

第二十条  学院OA系统用户根据不同的工作职能,拥有不同的权限。

第二十一条 学院OA系统用户分为普通用户和管理员用户。每个用户拥有唯一的用户名。初始登录密码为用户本人身份证号码的后六位,建议初始用户登录后修改登录密码,以确保用户安全。

第二十二条 普通用户享有使用自己权限范围内的系统功能模块,同时有责任及时阅知系统文件信息,阅办系统办理流程中的待办文件。普通用户超过1个月不登陆OA系统时,其账号将被自动冻结。

第二十三条 系统管理员用户是以校属各单位命名、拥有网上处理单位事务权限的用户。管理员用户应正确、合理地使用系统分配的权限,及时、准确地处理系统文件信息,积极协助学院开展OA系统的应用推广工作。

第二十四条 OA系统用户群组可根据单位或个人需要,由用户自行添加设置形成,向群组发送信息,但不得在系统中擅自向其他用户发送信息,特别是发送无效信息。

第二十五条 系统管理员用户由党政办公室统一注册、修改、删除,普通用户由各部门系统管理员负责注册、修改、删除;跨部门人员调动,由党政办公室OA系统管理员统一负责修改;新用户(主要指新入职的人员)初次申领账号,由本人到人事处办理。

第六章  系统的安全管理

第二十六条  OA系统所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网络管理的有关规定。

第二十七条  学院对OA系统的安全实行单位领导责任制。各单位主要负责人对本单位OA系统信息的安全保密工作负责。

第二十八条  OA系统所有用户不得利用系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十九条  OA系统所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息,不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户登录密码应经常更改并保守秘密,避免请他人代为使用或输入,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文流转。因登录密码丢失或被盗用而引起的后果,由用户本人承担。

第三十条    OA系统所有用户均负有对系统信息保密责任,不得随意发布涉及国家和学院机密及其它不宜发布的信息。

第七章  系统的技术保障

第三十一条  现代教育技术中心是OA系统技术保障部门。具体负责系统的开发与建设、系统运行所需软件与设备的维护、系统运行的技术支持,具体实施对公文管理员的培训工作。

第三十二条  院内各单位与学院OA系统服务器连接的校园网络的正常运行,由现代教育技术中心负责提供技术支持。

第三十三条  OA系统中所需办公软件的使用,必须遵守知识产权的有关法律法规。

第八章  责任与处罚

第三十四条  为保障学院OA系统的硬件、软件和信息的安全及系统的正常运行,所有用户应严格遵守本办法的规定。违者,学校将视其情节采取相应的处罚措施。

第三十五条  不执行或怠于执行本办法的规定,影响OA系统文件信息正常接收、处理,导致系统不能正常运行的,学院将对有关单位或部门予以通报批评,对有关责任人纳入学年考核中处置。

第三十六条  违反本办法的规定,给学院、部门或他人合法权益造成损害的,应当依法承担责任。构成犯罪的依法承担刑事责任。

第九章  附  则

第三十七条  学院将OA系统的推广使用情况纳入各单位年度考核指标。

第三十八条  本办法自2011年10月1日起施行,由党政办公室负责解释。


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