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档案管理暂行办法
2015-06-10 18:45:02   来源:党政办公室    点击:

为适应办公自动化及档案管理现代化的需要,更好地开发利用档案信息资源,提高档案管理现代化水平,根据国家《档案法》、教育部《高等学院档案工作规范》、国家行业标准《归档文件整理规则》,结合学院实际情况,特制定本办法。

一、档案工作管理总则

(一)档案管理工作实施步骤、归档范围、保管期限、科技档案管理工作等应符合国家档案局、教育管理机构万博体育投注额多少档案的有关规定。

(二)凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的技术文件材料,均应由有责人员进行整理、组卷、立卷,定期向档案室归档。

(三)档案工作实行文书处理部门立卷制度。应当立卷归档的文件材料由学院各文书处理部门收集齐全,并进行整理、组卷、立卷,定期向院档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有或拒绝归档。

(四)档案是学院发展、各部门工作的原始记录,有着重要的保存价值。各部门应把文件材料的形成、积累、归档工作纳入本部门工作的议事日程;专、兼职档案员,应认真履行岗位职责,做好立卷归档工作;各部门领导、工作人员应给予相应的支持、配合。

(五)档案管理实行院长负责制。其他人员未经过分管院长确认同意不得阅览和使用有关档案。

(六)各类案卷登记目录和档案目录应按类系统排列,编上目录号、专柜保存。

(七)档案实行年度复查制度,由领导和部门负责人组织每年进行一次清理检查工作,核对券内目录同资料的实际情况,并做好统计工作,将检查结果备案。

二、档案的接收

(一)档案接收,应严格对档案进行检查、清点、核对,并进行登记和履行签字确认手续。

(二)送档单位和个人在送档时,必须严格按要求整理好档案后,方可交给档案管理员确认,才能按程序归档管理。

(三)档案管理人员应按有关规定,对接收的档案进行分类、登记,按不同类型档案的要求进行系统的整理,对需要装订的档案进行装订,或装盒、装袋,对案卷袋进行标识(含编写档号)、编目,上架排列。

(四)归档上架后,档案管理员应认真记录登记。

三、档案保管

(一)本单位设有专门档案室管理档案,并由专人负责管理。

(二)档案室和档案柜应满足防盗、防火、防晒、防潮、防污染、防有害生物等七防要求,库房内应经常保持清洁、卫生。

(三)档案室的温度应控制在14-24摄氏度,相对湿度应控制在45-60%,管理人员应对设备、温、湿度每天进行一次检查和记录。要根据具体情况采取有效措施,调节和控制库房温、湿度,以延长档案寿命,确保档案安全。

(四)档案管理员对所管档案案卷每季度进行一次检查,检查案卷是否丢失和损坏,检查结果应予记录。对破损和字迹模糊的档案,应及时修补或复制;对库存档案的可疑情况或意外事故,应及时采取措施,并报告领导。

(五)根据档案情况,应绘制档案存放示意图,便于查找,档案室除管理人员外,其它人员未经许可一律不准进入。

(六)档案室内严禁吸烟,严禁携带易燃危险品进入。

(七)档案管理人员应认真做好日常统计工作。

四、档案借阅和利用

(一)档案借阅由档案管理人员进行办理,必须经部门负责人签字同意方可以进行,档案通常仅供在档案阅览室内查阅,并填写登记记录,写明借阅主要内容及用途。

(二)本单位工作人员,原则上只能在档案室借阅,因本职工作需要借出时,必须办理借阅登记手续,经负责人签字同意,在登记簿上登记,并仔细核对所借档案是否缺少、清洁,发现问题,当场解决。归还时管理人员应严格检查,并在借阅档案登记簿上注销。

(三)非本单位人员,原则上不予办理档案借阅。对于有业务来往的又确需借阅的,必须出椐单位介绍信或证明,提供个人身份证复印件,方可办理登记借阅。

(四)非本单位人员,在满足借阅档案登记手续后,必须经负责人签字确认,应确认借阅性质、用途、内容及归还时间。签字同意后,必须认真详细登记,且通常仅在档案室内借阅。

(五)需要借出时,必须在办理借阅手续时应严格核查借阅资料清单、档案情况,做好详细记录,并由档案管理人员和借出方签字确认。档案借阅期原则不得超过七天,逾期借用应重新办理借阅手续。

(六)借阅单位和个人,必须保证档案完整性,擅自销毁或玩忽职守造成档案损失,应分别按国家《档案法实施办法》及学院相关管理规定等有关条款,进行处罚。

(七)借阅单位和个人应及时归还借阅档案,档案管理人员应根据原记录认真核查,检查档案完整性后,确信无错签字予以注销。

(八)借用档案的人员,因公出差、休假、探亲、调动工作和退休时,应将所借档案归还。

 

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