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归档文件整理实施细则(试行)
2015-06-10 18:46:32   来源:党政办公室    点击:

第一章 总则

第一条  为了适应档案管理现代化、信息化的需要,规范学院归档文件整理方法及程序,提高工作效率,保证归档案卷的质量,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》(中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2000),按照教育部制定的现行《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》和重庆市档案局有关文件精神,结合学院实际,制定本实施细则。

    第二条  归档文件的定义  本《细则》所指归档文件,即学院行政等各立卷部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。  

第三条  本《细则》所指的归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

 

第二章 归档文件整理的组织工作

    第四条  坚持部门立卷制度,学院各立卷部门(二级单位)的专兼职档案员负责本部门档案的整理工作。

    第五条  档案室负责对全院各立卷部门的立卷归档工作进行指导。

第六条  各立卷部门按《川外南方翻译学院档案管理制度(试行)》所规定的时间向档案室移交本单位已整理立卷的档案,并办理移交手续。

第七条 档案室负责对全院各立卷部门的立卷归档工作进行验收、考评。

 

第三章 归档文件的整理原则

第八条  归档文件的整理原则为遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

 

第四章 归档文件的整理质量要求

    第九条  已破损的文件应予修整。  

    第十条  字迹模糊或易褪色的文件应予复制,包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等。复制方法,采用复印。

    第十一条  祛除易锈蚀文件的金属物,包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。

第十二条  归档文件及整理所用的书写材料、纸张、装订材料等,均应符合国家有关档案保护及《国家机关公文处理办法》的有关规定。

第十三条 超大纸张的折叠。公文用纸统一为A4型(297×210mm),对于规格大于A4的报表、图样等文字材料,按照A4型纸的尺寸加以折叠,注意尽量减少折叠次数,同时,折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

 

第五章 归档文件的整理方法

    第十四条  归档文件的整理单位。归档文件以“件”为单位进行整理,一般以一份文件为一件。在整理时,按下列规范办理:

    (一) 文件正本与定稿合为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历

次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等),可将正本与历次稿本各作为一件;

    (二)  正文与附件合为一件;如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件;

    (三) 正文与文件处理单(包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等)作为一件;

    (四) 原件与复制件作为一件;

    (五) 转发文与被转发文作为一件;

    (六) 来文(去文)与复文合为一件,包括请示与批复、报告与批示、函与报告等。

    (七) 装订成册的报表、名册、图册等,一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件;

    (八) 学院会议记录,以每次会议为一件,以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序,装订在一起,但在每次会议记录的首页加盖归档章。

    第十五条  卷内文件排序方法

    1.  正本在前,定稿在后;

    2.  正文在前,附件在后;

    3.  原件在前,复制件在后;

    4.  转发件在前,被转发件在后;

    5.  来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;

    6.  不同文字的文本,中文文本在前,外文文本在后;汉文文本在前,少数民族文字文本在后;原文在前,译文在后;

    7.结论性材料在前,依据性材料在后;

    8.有文件处理单的可放在最前面作为首页,以便加盖归档章,保护正本的原貌。

    第十六条  归档文件的分类

    按机构分类,文件材料在形成或承办机构归档;几个机构承办的在主办机构归档。在划分年度时,按文件形成年度分,取消按文件针对年度分类。跨年度的会议文件,放在闭幕年;来文与复文跨年度并作为一件的,放在复文年。

    第十七条  归档文件的排列

    在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度进行排列。

    第十八条  编号

    (一)  编页号归档文件以件为单位分别编写页号。文件页数应按有文字、图画的页面数计算,空白页不计;大张的文件或图表折叠后,按折叠前的有图文的页面数计算。页号编在正面的右下角,背面有文字图表的编在左下角;若文件本来就有页码,则不另编页码;几份文件作为一件时,该件的页号从第一页开始连续编号。

(二) 编件号同一部门的归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号。

    (三)  归档章在每件文件的首页上端空白位置加盖红色归档章并填写相关内容(式样见附图1)。

    1.归档章设置的内容。归档章设置全宗名称、年度、类别、保管期限、件号。

    全宗名称:川外南方翻译学院

    年度:填写要求用公元纪年的四位阿拉伯数字表示,不能简写。

    保管期限:使用简称。简称是“永、长、短”。

    类别:按照承办部门分类方法进行分类。

    件号:按文件排列顺序编制流水号。

    2.加盖归档章的要求:

    (1) 在文件首页上端的空白位置。

    (2)文件首页无归档章位置或重要文件须保持文件原貌的,可在文件首页前另附纸页加盖归档章。

    第十九条  编制归档文件目录

    (一) 归档文件在分类、排列、编号以后,以件为单位编制目录。

    (二) 归档文件目录为A4竖式,项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项(式样见附图2)。

    (三) 归档文件目录的填写要求:

    1.件号:文件排列的顺序号,经档案室审核确认后填写。

    2.文号:文号即文件发文字号,填写时应照实抄录,不能有任何省略或改动,没有文号的文件不填写。

    3.责任者:即发文机关或署名者。填写要求:使用全称或通用的简称;填写文件的署名者,而不是文件的承办者;多个机关联合发文,一般应将所有责任者照实填写,责任者较多时可适当省略。

    4.题名:文件的标题。填写要求:一般情况下,照录文件题名,不得省略或变更;对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并外加“[ ]”以示区别。如“XX省教育厅万博体育投注额多少转发教育部〔2006〕24号文件的通知”,应重拟题名为“[XX省教育厅万博体育投注额多少转发《国家教育部万博体育投注额多少加强学籍管理的几点意见》的通知]”;会议记录需拟题名时,应写明会议的时间和主要内容;正件与附件作为一件时,如果附件独立性强,并且是具体执行的条文或重要补充和说明,在填写时应在正件题名后抄录附件题名,外加“( )”号,如“万博体育投注额多少进一步加强我院治安管理的决定(附:川外南方翻译学院治安管理条例)”;

    5.日期:即文件的形成日期,也就是文件的发文时间或文件落款时间。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日,如2006年1月7日,标准格式为20060107。

    6.页数:以件为单位填写实际总页数。

    7.备注:用于填写归档文件需要说明的各种情况,包括密级、缺损、销毁等,需要说明的内容较多填写不下时,在备注栏内录入“*”号,将需要说明的内容填写在备考表中。

    8.归档文件目录用纸幅面尺寸采有用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。

    9.归档文件目录应装订成册并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、分类名称、年度等项目。(式样见附图3)

    (四)  各公文处理部门在正确编制归档文件目录后,须向档案室提交文件目录一式四份,一份随归档文件装盒,一份作为检索目录,另两份作为移交目录在移交时由交接双方签字后各保存一份。

第二十条  归档文件的装订

(一)归档文件按照文件整理排列好的顺序,在进行装订时,按照一盒能装文件的数量,将若干“件"文件用三点一线的装订方法装订在一起。

(二)较厚的报表、名册、图册采用三孔一线方式进行装订。短期保管的档案可保持原装订方式。

(三)文件采用左侧装订,要求以左、下侧对齐,装订时应尽量保持文件的原貌,不得随意裁切文件。

第二十一条  归档文件的装盒

 (一)  各立卷部门将已整理,经档案室审核合格的档案装入符合国家最新标准的档案盒。

 (二) 归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时,按照分类方法,将同一类别文件装在一起,一盒装不下,续装下一盒;不同类别的归档文件不得装入同一档案盒中。

 (三)  每一盒中应设置备考表并按要求认真填写(备考表式样见附图4)备考表设置项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明:要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等),整理工作完毕后归档文件的修改、补充、移出、销毁等,以及说明归档文件目录中备注项加“*”号的内容。

整理人:由专兼职档案员签名。

检查人:由部门分管档案工作的负责人审核后签名。

日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。

 (四) 准确标识盒脊各检索项。包括全宗名称、年度、分类号、起止件号、盒号。

第二十二条  归档文件的移交

(一)          学院各立卷部门分别负责本单位的归档工作;

(二) 各单位专兼职档案员在完成上述工作并经本单位负责档案工作的领导在备考表检查人一栏签字,按归档文件目录清点移交档案室,交接双方在归档文件目录上签字。

 

第六章 附则

第二十三条  本《细则》由学院档案室负责解释。

第二十四条  本《细则》自2007年3月6日起实行。

 

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